淺談小型企業運用雲端服務之範例(how to use the cloud service for small business ?)

2009年11月25日 星期三

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http://blog.dengfong.com.tw/2009/11/how-to-use-cloud-service-for-small.html

台灣的中小型企業非常繁榮昌盛,特別是10人以下的微型企業,他們通常沒有充足的資金或預算去充實IT設備,更不用談購買伺服器軟體與專人維護管理了,所以微型企業通常在IT的使用與利用效能上,難以跟中大型企業相抗衡,無形中也阻礙了企業的成長。

值得慶幸的是,拜雲端運算流行之福,微型企業也有了施展拳腳的空間,利用極低之成本,便可以做到效能極大化,不但提高工作效率,而且也提高客戶服務的品質,以前需要一個IT部門,IT人員可能多達10人以上才能做到的IT環境,現在竟然不用任何IT人員即可完成,而且成本非常低廉(有許多雲端服務是免費的),相信即使只是一人公司,也能運作順暢,快速導入雲端服務,而且維護成本低廉,人人都付擔得起!

一開始我們先來了解何為雲端運算與雲端服務,大家可以看看淺談雲端運算 (Cloud Computing)這篇介紹,這時雖然知道何為雲端,但是茫茫大海,要如何著手呢?是的,這就是這篇發文的重點,接下來介紹登豐國際理財如何將工作上的事物幾乎都放到雲端上,由於是起一個頭,做個示範,恕無法一一詳細說明,有興趣的公司行號或個人,歡迎留言,我們提供雲端服務完全上手課程,讓您不用一項一項慢慢摸索。

首先,先來介紹email系統,通常微型企業都沒有自己的郵件伺服器(mail server),所以大部分的微型企業都是以Gmail或是Yahoo等免費郵件信箱為主,當然也就沒有自己的網域名稱(Domain name),如果想展現公司永續經營與未來的擴張性,建議在公司一開始成立時,就應到提供網域註冊的網站去註冊至少一個代表公司的英文網址,登豐國際理財是跟PCHOME註冊網址的,他還提供免費的網域代管服務,您可以到這裡購買。有了網域名稱後,您就可以到Google應用服務來申請email代管,會選擇google是因為google提供了相當多的免費且好用的網路服務,您只要有一個google帳號,就可以享受google的諸多包套服務,將email甚至是網站或是部落格放在google上也有較安穩的保障,因為他是全球的雲端及搜尋領導公司,較不至於發生中斷服務或是出差錯的機會,至少蔽公司使用了快2年,目前相當穩定。經過一番設定與調整後,可以看到登入畫面如下:

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他提供了至少50個郵件信箱,每個郵件信箱超過7G的容量(會持續增加),且可以使用POP3服務,也就是可以將email收到客戶端電腦的郵件軟體裡,較常被使用的如outlook軟體,可以說是非常方便!

接著來介紹網站的部份,一般微型公司非常害怕網站架設,認為隨便做個幾個網頁功效不彰,但是要做像樣一點的,都是要花大把的銀子,請網站規劃設計公司來代勞,事後的維護也是一大問題,但是拜雲端技術之賜及儲存裝置的低價格,現在的個人或是微型企業可以擁有具備資料庫等級的免費網站空間及可編輯維護的雲端軟體介面供使用者利用所見即所得的相當直覺的使用方式,目前登豐國際理財是使用微軟的Office Live Small Business,雖然目前還沒有提供中文介面的後台,不過卻可以製作出全中文環境的網頁,而且支援Silverlight這類微軟最新的網頁語言,如果不想使用他的編輯軟體,也可以使用較進階的第三方軟體,做更多應用與延伸,不過這樣就不能使用他的資料庫功能(business applications)了!

在部落格方面,由於Blogger是Google的系統,且對於程式語法非常開放,又有很多現成的模版可以套用與修改,與google其它的網路服務做了非常不錯的整合,因此建議可以將部落格放在Blogger上!

除了上面這些以外,還有什麼可以放上雲端呢?恩,你的日常使用的檔案,通常我們常常苦惱於重要檔案的備份,又或者想要將自己電腦中的檔案分享出去或者是與同事共用,較笨的用法是買一個外接硬碟或是使用DVD來做備份,不管哪一種,都有一些缺點(在此不多述),更進階一點的買一個NAS或是使用檔案伺服器(file server),不過這就需要較多的維護與成本,會耗掉寶貴的時間,建議大家可以試試Dropbox(利用這個連結開啟,可以額外得到250M的儲存空間、共2.25GB的容量哦)這個雲端的檔案備份與線上同步服務,他有許多好用的功能,可以參考這篇介紹,如果想要更高的儲存空間,也有付費升級的機制,當然如果你公司的檔案多又大,那麼擁有檔案伺服器或是NAS還是必要的!

另外還可以利用的是雲端的財富管理軟體與會計收支軟體,財富管理軟體由於牽涉的層面較複雜,我們僅分享數張圖片供參考

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下面是PDA(Mobile)版的畫面,真正落實行動辦公室與行動管理,讓工作與服務更有效率
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接下來的圖片是公司的會計帳,可以同一個帳號開好幾個會計帳戶
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每個月收入與支出的分析柱狀圖:
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三個月的支出派餅圖
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透過共享帳戶功能,您可以授權給秘書(會計人員)來處理帳務,授權給股東只能查看不能增刪,這樣的授權可以隨時收回,達到分層管理與分層授權的目的。
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限於時間與部份雲端服務未經授權發表,今天就先分享到這裡,我想一定也還有許多新的或未經發現的雲端服務可以提供給普羅大眾使用,如果您有其他好的雲端應用或發現,非常歡迎留言分享!

警語:

文中提及之任何雲端服務或運算,其商標與所有權歸各公司所有,本人在此發表之文章,僅為個人使用之經驗分享,他人因使用各公司提供之服務而發生不可預期之損失,本人概不負任何責任。

2 意見:

Unknown 提到...

這類軟體我們提供顧問服務,歡迎洽登豐理財,謝謝

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